Kalenteri on täynnä, viesteihin on vastattu ja palavereissa istuttu. Silti päivän tärkein tehtävä odottaa. Jos tämä toistuu, kannattaa pysähtyä tarkastelemaan, mihin työaika kuluu ja millaiset valinnat sitä ohjaavat. Lisää vauhtia ei aina tarvita. Joskus tarvitaan yhteinen päätös siitä, mikä tehdään ensin ja mikä saa odottaa.
Ajankäytön kehittämisen tarkoitus on tehdä tilaa olennaiselle työlle, harkinnalle ja palautumiselle. Oman toimintatavan tunnistaminen voi auttaa tässä, kun sitä tarkastellaan yhdessä työn tavoitteiden ja todellisten tekemisen edellytysten kanssa.
Mihin työpäivän aika kuluu
Asiakastyö keskeytyy sisäiseen kysymykseen. Palaveri päättyy ilman päätöstä. Uusi kiireellinen tehtävä ohittaa aiemmin sovitun työn, mutta sen määräaika pysyy ennallaan. Tällaisissa tilanteissa kiirettä ylläpitävät myös yhteiset käytännöt, epäselvät vastuut tai liian suuri työmäärä.
Seuraa muutaman tavallisen työpäivän ajan, mihin aika kuluu ja mikä katkaisee keskittymisen. Erota tarpeellinen yhteistyö keskeytyksistä, jotka voisi hoitaa toisella tavalla. Kollegan kanssa käyty keskustelu voi ratkaista ongelman nopeasti, ja tauko voi olla tarpeellinen hengähdys. Pelkkä täysi kalenteri ei kerro työn tuloksista.
Kysy sitten: mikä tehtävä tuottaa tällä viikolla eniten arvoa asiakkaalle tai vie tärkeintä tavoitettamme eteenpäin? Jos kaikkea ei ehdi tehdä, priorisointi edellyttää myös sopimista siitä, mitä siirretään, rajataan tai jätetään tekemättä.
Oma toimintatapa vaikuttaa arjen valintoihin
Extended DISC® -viitekehys auttaa jäsentämään luontaisia toimintatapoja. Ajankäytössä ne voivat näkyä esimerkiksi siinä, kuinka nopeasti tartumme tehtävään, miten reagoimme uusiin pyyntöihin ja milloin pidämme työtä valmiina. D-, I-, S- ja C-tyylien kuvaukset ovat yksinkertaistettuja näkökulmia. Ihmisen toiminnassa voi yhdistyä useita tyylejä, eikä ajankäyttöä tai sen ongelmia voi päätellä pelkän tyylin perusteella.
D tyyli ja nopea eteneminen
Tuloshakuisuus, oma-aloitteisuus ja nopea päätöksenteko voivat auttaa saamaan asioita valmiiksi. Jos toimeen ryhdytään ennen tavoitteen tai riippuvuuksien selvittämistä, aikaa voi kuitenkin kulua suunnan korjaamiseen. Myös muiden työ voi keskeytyä toistuvien uusien kiireiden vuoksi.
Esimerkki työstä. Esihenkilö käynnistää asiakkaan pyynnöstä uuden tehtävän saman tien. Tiimi keskeyttää sovitut työt, mutta myöhemmin huomataan, että toteutus vaatii vielä asiakkaan hyväksynnän. Sekä uusi tehtävä että aiemmat työt jäävät odottamaan.
Kokeile käytännössä. Varmista ennen aloitusta tavoite, tarvittavat hyväksynnät ja vastuuhenkilö. Kun nostat uuden tehtävän ensimmäiseksi, sovi samalla, mikä siirtyy. Lyhyt valmistelu voi vähentää myöhempää korjaamista.
I tyyli ja uudet mahdollisuudet
Innostus, spontaanius ja halu olla mukana voivat tuoda työhön uusia mahdollisuuksia ja hyödyllisiä kohtaamisia. Ajankäyttö voi hajota, jos jokainen kiinnostava idea tai pyyntö johtaa uuteen sitoumukseen. Sovittujen asioiden kirjaaminen ja loppuun vieminen voivat silloin jäädä liian vähälle huomiolle.
Esimerkki työstä. Asiantuntija lupautuu kahteen uuteen työryhmään ja asiakkaan ideointipalaveriin. Lupaukset tuntuvat pieniltä, mutta valmistelut vievät ajan tarjoukselta, jonka piti valmistua perjantaina.
Kokeile käytännössä. Tarkista kalenterista myös valmisteluun tarvittava aika ennen kuin lupaat. Kirjaa sitoumukset yhteen paikkaan ja varaa aikaa keskeneräisen työn viimeistelyyn. Voit vastata: ”Pystyn osallistumaan ensi viikolla. Tällä viikolla viimeistelen sovitun tarjouksen.”
S tyyli ja työn jatkuvuus
Pitkäjänteisyys, tutut rutiinit ja sovituista aikatauluista huolehtiminen tukevat tasaista etenemistä. Aikaa voi kuitenkin kulua entiseen toimintatapaan pitäytymiseen tai siihen, että ennen muutosta pyritään kuulemaan kaikkia. Uuden tehtävän aloittaminen voi helpottua, kun siirtymä ja odotukset ovat selviä.
Esimerkki työstä. Tiimi kokoaa viikkoraportin käsin tutulla tavalla, vaikka osa tiedoista saataisiin suoraan järjestelmästä. Uutta käytäntöä lykätään, koska sen vaikutuksista kaikkien työhön ei ole vielä varmuutta.
Kokeile käytännössä. Rajaa muutos yhteen raportin osaan ja sovi kokeilulle vastuuhenkilö sekä arviointipäivä. Selvitä, keitä päätöksessä on tarpeen kuulla. Säilytä toimivat rutiinit ja varaa uuden tavan opetteluun aikaa.
C tyyli ja huolellinen viimeistely
Suunnitelmallisuus, järjestelmällisyys ja tarkkuus auttavat ehkäisemään virheitä. Jos jokaiseen yksityiskohtaan käytetään yhtä paljon aikaa, tärkeäkin työ voi viivästyä. Päätös saattaa odottaa lisätarkistusta silloinkin, kun käytettävissä on jo tarkoitukseen riittävästi tietoa.
Esimerkki työstä. Raportin luvut on tarkistettu ja johtopäätös on selvä. Asiantuntija jatkaa vielä vähämerkityksisten muotoilujen hiomista, jolloin raportti ei ehdi päätöksentekijöille sovittuna aikana.
Kokeile käytännössä. Sovi etukäteen, mitä valmiilta työltä edellytetään ja milloin se tarvitaan. Kohdista tarkistaminen päätöksen kannalta olennaisiin asioihin. Turvallisuuteen, sopimuksiin tai muihin velvoitteisiin liittyvistä tarkistuksista ei tingitä kiireen vuoksi.
Valitse yksi muutos seuraavalle viikolle
Tunnistatko omasta arjestasi jonkin näistä tilanteista? Valitse yksi toistuva kohta, jossa aikaa katoaa tai tärkeä työ jää kesken. Muuta ensin yhtä käytäntöä, jotta voit arvioida sen vaikutusta.
Suojaa tärkein tehtävä. Varaa sille työaikaa ja sovi tiimin kanssa, millaisissa asioissa sinut voi keskeyttää. Jätä kalenteriin tilaa myös valmistelulle, ajattelulle, tauoille ja ennakoimattomille tehtäville.
Tee prioriteetit yhteisiksi. Jos tehtäviä on enemmän kuin käytettävissä olevaa aikaa, käy esihenkilön tai työn tilaajan kanssa läpi työn laajuus, määräajat ja resurssit. Sopikaa, mikä muuttuu. Pelkkä henkilökohtainen kalenteritekniikka ei ratkaise liian suurta työmäärää.
Tarkista vaikutus. Arvioi viikon tai kahden kuluttua, valmistuiko tärkein työ sovitusti ja vähenikö turha uudelleen tekeminen. Kysy myös, siirtyikö kiire vain kollegalle. Jatkakaa käytäntöä, joka auttaa yhteistä työtä etenemään.
Tukea ajankäytön taustalla olevien toimintatapojen ymmärtämiseen
Jos samat ajankäytön haasteet toistuvat, Extended DISC® Henkilöanalyysi voi tarjota yhteisen kielen oman luontaisen toimintatavan tarkasteluun. Itsearviointiin perustuva raportti voi auttaa keskustelemaan esimerkiksi tehtäviin tarttumisesta, muutoksiin suhtautumisesta ja työn viimeistelystä.
Henkilöanalyysi ei mittaa työajan käyttöä eikä yksin selitä kiireen syitä. Sen havaintoja kannattaa verrata arjen tilanteisiin, palautteeseen ja työn vaatimuksiin. Käytännön hyöty syntyy siitä, mitä havaintojen pohjalta päätetään tehdä ja miten muutoksen vaikutusta seurataan.
Mikä tärkeä asia jää teillä toistuvasti kiireen alle? Ota yhteyttä FinxS Finlandiin ja kerro tilanteestanne. Keskustellaan, miten Extended DISC® Henkilöanalyysi voisi tukea ajankäytön ja yhteistyön kehittämistä sekä auttaa valitsemaan konkreettisen seuraavan askeleen.
